Prozesseigner:
MB
Text:
Der Prozess beschreibt die Lenkung übergeordneter Dokumente wie Verfahrensanweisungen,
Arbeitsanweisungen und dergleichen. Als Prozessstart wird die offizielle Ausgabe des Dokumentes definiert.
Rolle:
Text:
Alte Dokumente müssen vernichtet werden, um sicherzustellen, dass stets der aktuelle Stand der
Dokumente im Umlauf ist. Im Falle von
- personenbezogenen Daten (interner und externer Herkunft)
- Entwicklungsdaten
- sonstigen vertraulichen Unternehmensdaten
hat eine Entsorgung unter Berücksichtigung des Datenschutzes zu erfolgen.
Dies bedeutet: Die Dokumente müssen entweder geschreddert oder in einem geeigneten
Datenschutzcontainer gesammelt und durch ein zugelassenes Entsorgungsunternehmen entsorgt werden.
Im Zweifelsfall ist hierzu der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens zu befragen.
Siehe Tätigkeit ( Prozessschritt) "Vernichten der alten Dokumente"
Rolle:
A-L
Text:
Alte Dokumente müssen vernichtet werden, um sicherzustellen, dass stets der aktuelle Stand der
Dokumente im Umlauf ist. Im Falle von
- personenbezogenen Daten (interner und externer Herkunft)
- Entwicklungsdaten
- sonstiger vertraulicher Unternehmensdaten
hat eine Entsorgung unter Berücksichtigung des Datenschutzes zu erfolgen.
Rolle:
A-L
Text:
Wurden Anweisungen oder andere gelenkte Dokumente im Verantwortungsbereich ausgehängt
oder in Papierform an die Mitarbeiter verteilt?
Wenn nein: Kein weiterer Handlungsbedarf.
Wenn ja: Aushänge/verteilte Dokumente entfernen bzw. einziehen.
Rolle:
A-L
Text:
Die Verteilung ausgegebener Dokumente an Mitarbeiter kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:
- per Aushang
- Weiterleitung per Email
- Hinweis auf die Hinterlegung des Dokumentes in der Dokumente-Datei
Sofern notwendig, geht mit der Verteilung eine Schulung einher.
Rolle:
MB
Text:
Für nicht elektronisch geführte Doukmente gilt:
Das Entfernen der alten Version aus dem aktiven Ordner und Archivieren der alten Version im Archivordner.
Für elektronisch geführte Dokumente wird verschoben in das entsprechende Archiv und danach wie folgt umbenannt:
" <Doku Name>< Jahr-Monat-Tag-MA Kürzel> "
Rollen
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